Kita pastinya pernah mendengar kan di berita media apapun mengenai adanya korupsi yang terjadi seputar pengadaan di suatu institusi pemerintahan ? Pengadaan / procurement menjadi hal yang penting dalam dunia usaha tapi implementasi pengadaan yang efektif dan efisien di Indonesia masih sangat jarang sekali. Dalam dunia usaha pastinya prinsip efektif dan efisien adalah nomor satu. E-procurement ini adalah salah satu solusinya. Berikut akan kami bahas secara mendalam mengenai apa itu e-procurement dan sejauh mana penerapannya di Indonesia. Cheers :)
E-Procurement
Pengadaan secara elektronik atau E-Procurement adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. (Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2010)
e-Procurement merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet. (Australian Government Information Management (AGIMO))
E-procurement merupakan suatu proses pengadaan yang mengacu pada penggunaan internet sebagi sarana informasi dan komunikasi. (Croom dan Jones, 2007)
Kesimpulan :
E-procurement adalah proses pengadaan yang menggunakan media elektronik sebagai sarananya.
Mekanisme e-procurement dan pengaruhnya terhadap bisnis perusahaan
Fasilitas e-Procurement antara lain usulan pengadaan, pengajuan kebutuhan (user material (services) Inquiry/requisition creation, review, approval), undangan dan permintaan penawaran/request for quotation, penawaran/bidding (sold sources, direct appointment, direct selection, auction), pengambilan dokumen lelang dan pengiriman dokumen lelang, serah terima barang dan jasa, berita acara dan manajemen vendor.
Internet telah muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis online. Semak in banyak perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka. Menurut Seth Miller dalam artikelnya keuntungan utama e -procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis - menulis.
Keuntungan e-procurement tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain. Keuntungan e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem e-procurement membantu perusahaan- perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung.
Komponen-komponen dalam e-procurement
Fitur utama e-Procurement meliputi:
- katalog elektronik untuk item-item standar/inti;
- kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam;
- memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur;
- jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran belanja;
- kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil.
Terdapat 6 tipe dari e-Procurement, yaitu:
Web-Based ERP (Electronic Resource Planning),
Membuat dan menyetujui daftar permintaan, menempatkan daftar pembelian dan menerima barang dan jasa dengan menggunakan sistem software berbasis teknologi internet.
E-MRO (Maintenance, Repair, and Operating),
Hampir sama dengan web-based ERP namun barang dan jasa yang diminta adalah non-produk yang berkaitan dengan jasa pemeliharaan, perbaikan dan operasional.
E-Sourcing,
Daftar informasi barang / jasa yang dipublikasikan oleh produsen dan penjual secara elektronik di situs e-Procurement yang antara lain berisi nama, tempat, harga, spesifikasi teknis dan kualitas mengenai produk/barang tersebut.
E-Tendering,
Pelelangan umum dalam rangka mendapatkan barang/jasa, dengan penawaran harganya hanya dilakukan satu kali pada hari, tanggal, dan waktu yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan, untuk mencari harga terendah tanpa mengabaikan kualitas dan sasaran yang telah ditetapkan, dengan mempergunakan media elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi dan informasi.
E-Reverse Auctioning,
Penggunaan teknologi internet untuk membeli barang dan jasa dari sejumlah penyedia barang/jasa yang sudah dikenal maupun yang belum dikenal. (Dalam tipe ini dimungkinkan terjadi cost-bidding, yaitu lebih dari satu kali penawaran, Situs Dep.PU, 2008).
E-Informing,
Mengumpulkan dan mendistribusikan informasi pembelian dari pihak internal dan external dengan menggunakan teknologi internet.
Manfaat dan masalah yang muncul dari adanya E-procurement
E-procurement merupakan salah satu solusi dalam pelaksaanan anggaran di Indonesia, yang dapat memberikan banyak keuntungan baik dari sisi pengguna barang/ jasa maupun dari sisi penyedia barang dan jasa. Dari sisi penyedia, banyak biaya yang dapat dihemat seperti biaya transportasi, akomodasi, dan konsolidasi serta biaya cetak dokumen bisa diminimalkan, sehingga penyedia dapat memiliki ruang yang cukup untuk melakukan optimasi penurunan nilai jual barang/jasa yang mereka tawarkan, sehingga mengakibatkan persaingan secara sehat berdasarkan kemampuannya, mendapatkan mutu dan harga barang/jasa yang kompetitif, menciptakan pasar pengadaan nasional yang profesional serta dapat meningkatkan daya saing usaha nasional.
Sedangkan dari sisi pengguna, karena sifatnya yang tanpa batas, dapat diperoleh iklim persaingan antar penyedia yang lebih adil dan berkualitas. Pengguna barang/jasa memiliki lebih banyak pilihan serta mendapatkan penawaran yang lebih murah dengan kualitas yang lebih baik. Sehingga melalui e-procurement ini mampu mengurangi terjadinya praktik KKN karena sifatnya yang transparan, serta akuntabel.
At The Right Place
E-procurement memastikan bahwa barang dikirim ke tempat yang benar. Hal ini meningkatkan efektifitas karena barang akan sampai ke tempat yang benar dengan tingkat keakuratan 100% karena jalur pengiriman sudah diatur oleh sistem.
Delivered At The Right Time
E-procurement memastikan bahwa setiap barang dikirim tepat waktu. Hal ini juga meningkatkan efektifitas perusahaan dalam proses bisnisnya karena perusahaan bisa mendapatkan material-material yang dibutuhkan tepat waktu.
Are Of The Right Quality
E-procurement memastikan bahwa kualitas barang yang sampai di tangan perusahaan benar-benar sama dengan yang dipesan. Hal ini meningkatkan efisiensi perusahaan karena kualitas barang yang terjamin sehingga berpotensi mengurangi kemungkinan terjadi defect.
Of The Right Quantity
E-procurement memastikan bahwa barang yang dipesan sampai dengan jumlah yang tepat. Hal ini memastikan bahwa tidak ada kehilangan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang lagi karena akan memakan waktu yang panjang dan terbuang sia-sia.
From The Right Source
E-procurement memastikan bahwa barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar. Hal ini sangatlah berguna untuk menghilangkan pemalsuan terhadap barang yang dipesan, sehingga mendukung efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam proses bisnisnya.
Kendala penerapan e-procurement sebenarnya terletak pada hal komitmen dan hal – hal teknis. Membangun komitmen bersama di lingkungan kerja pengadaan perlu dilakukan oleh seluruh stakeholder. Sistem yang sudah terbangun akan mangkrak bila tidak terbangun keinginan untuk melaksanakan pengadaan secara lebih baik. Tidak adanya komitmen di instansi akan menyebabkan tidak terbangunnya sistem e-proc di instansi ybs. Komitmen ini tidak selalu harus dimulai dari atas. Seluruh stakeholder dapat berperan memulainya dari lingkungannya untuk kemudian mendorongkan tumbuhnya komitmen kepada sekelilingnya. Ada beberapa contoh komitmen yang didorong dari bawah.
Strategi untuk mengintegrasikan e-procurement dalam proses bisnis perusahaan (beserta contoh implementasinya)
Mempersiapkan SDM dalam mengoperasikan sistem e-procurement perlu diperankan oleh semua komponen masyarakat (instansi, LSM, perguruan tinggi, dan organisasi-organisasi dunia usaha). Masih banyak rumusan strategi implementasi yang perlu didiskusikan berkaitan dengan komponen-komponen lain seperti penyediaan hardware, software, jaringan, konsultasi, regulasi, operasionalisasi, pengorganisasian, pelayanan kepada pengguna, bimbingan teknis dsb. Di pemerintahan Indonesia, e-procurement sendiri sudah diterapkan sejak tahun 2003 dan menjadi jawaban atas kendala tidak transparannya kegiatan pengadaan yang sering terjadi serta menyebabkan kerugian besar bagi negara. Perlunya pelatihan secara terus – menerus terhadap SDM merupakan salah satu yang perlu diperlukan dalam pengintegrasian e-procurement.
PT. Semen Gresik (Persero)
Melalui E-Proc PT. Semen Gresik (Persero), akan terbentuk proses yang mempermudah kinerja panitia lelang, penyedia / vendor amupun masyarakat pada umumnya. Keuntungan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bagi panitia lelang di antaranya : mempermudah panitia pengadaan dalam mempertanggung jawabkan proses pengadaan, dan meminimalkan pengadaan barang / jasa yang tidak sehat, seperti tindakan intimidasi dan kolusi antara vendor dan panitia E-Proc PT. Semen Gresik (Persero).
Keuntungan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bagi penyedia, antara lain menciptakan persaingan usaha yang sehat, memperluas peluang usaha yang sehat, membuka kesempatan pelaku usaha untuk mengikuti lelang, juga menghindarkan berkumpulnya peserta penyedia dari hal-hal yang tidak diinginkan. Sedangkan bagi masyarakat umum, penerapan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bisa memberikan kesempatan untuk mengetahui proses pengadaan secara transparan.
Selain itu, pemanfaatan aplikasi E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) akan meningkatkan proses bisnis yang mampu menjadikan system aplikasi menjadi salah satu profit center perusahaan. Misalnya : iklan tetap di portal E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) (corporate advertising or marketing); SMS mobile untuk penyedia informasi terkait pengumuman pengadaan, proses, hingga penunjukan pemenang; bisa menjalin kerjasama dengan situs search engine serta mewujudkan konsep marketplace.
Portal PT. Semen Gresik (Persero) juga bisa di-hosting oleh perusahaan lain yang ingin melakukan pengadaan, tanpa harus men-develop jaringan infrastuktur dan aplikasi terlebih dahulu. Mereka hanya perlu melakukan kerjasama dengan PT. Semen Gresik (Persero) dalam menyediakan layanan agar mampu mewujudkan efisiensi pengelolaan pengadaan barang dan jasa. Ini merupakan modal untuk mengembangkan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) menjadi lebih baik.
PT. PLN (Persero)
“Pengadaan barang jasa di lingkungan PT PLN (Persero) membuka kesempatan seluas – luasnya kepada perusahaan yang memiliki kompetensi bidang usaha barang dan jasa untuk mengikuti pengadaan melalui sistem Aplikasi E-Procurement PT PLN. Sebagai BUMN yang wajib menerapkan prinsip Good Corporate Governance (GCG) atau Tata Kelola Perusahaan yang baik dalam aspek bisnis dan pengelolaan perusahaan pada semua jajaran perusahaan, PLN menyusun tata kelola Teknologi Informasi dalam lingkup bisnis dan pelaksanaan pengelolaan perusahaan untuk memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah serta mencapai efektifitas dan efisiensi. Maka seluruh pengadaan Barang dan Jasa dilaksanakan melalui sistem E-Procurement dengan alamat eproc.pln.co.id . “
Berikut di atas adalah sedikit dari konten halaman syarat untuk vendor yang ingin berpartisipasi dalam pengadaan melalui sistem aplikasi e-procurement PT PLN (selebihnya dapat dilihat di : http://www.pln.co.id/?p=91). E-procurement menurut PLN telah menjadi sarana untuk berjalannya tata kelola pemerintahan dengan baik, terbuka, efektif dan efisien.
Daftar Refrensi :
Wijaya, Wahyu Harry. Indrayanti, Retno. Putri, Yusronia Eka., , Studi Penerapan E-Procurement Pada Proses Pengadaan Di Pemerintah Kota Surabaya, [e-book] Diakses dari : < http://digilib.its.ac.id/public/ITS-Master-17100-Paper-pdf.pdf> [Diakses tanggal 11 Maret 2013]
Suherman. Siregar, Hilda. Putri, Aria Dwi., , Strategi Investasi Teknologi E-Procurement Pada Lampung Utara Dengan Cost/Benefit Analysis (Studi Kasus : Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DPPKA)), [e-book] Diakses dari : < http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Lain-lain/2012-1-00368-KA%20Ringkasan.pdf> [Diakses tanggal 11 Maret 2013]
Heriyandi, Andri. Afrianto, Irawan. Sufa’atin., , Kajian Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Menuju Arah E-Procurment UNIKOM, [e-book] Diakses dari : < http://jurnal.unikom.ac.id/_s/data/jurnal/v10-01/05-kajian-e-proc-andri.pdf/pdf/05-kajian-e-proc-andri.pdf> [Diakses tanggal 11 Maret 2013]
Rendrayana, Bayu Kusuma., 2011, Evaluasi Sistem E-Procurment Di Indonesia, [e-book] Diakses dari : <http://etd.ugm.ac.id/index.php?mod=download&sub=DownloadFile&act=view&typ=html&file=1664-H-2011.pdf&ftyp=4&id=51052> [Diakses tanggal 11 Maret 2013]
Telkom Institute of Technology Digital Library., 2013, E-Procurement, [e-book] Diakses dari : < http://digilib.ittelkom.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=1233:e-procurement&catid=25:industri&Itemid=14> [Diakses tanggal 11 Maret 2013]
Telkom Institute of Technology Digital Library., 2013, E-Procurement, [e-book] Diakses dari : < http://digilib.ittelkom.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=1233:e-procurement&catid=25:industri&Itemid=14> [Diakses tanggal 11 Maret 2013]
Bisnis dan Pengembangan Diri – Indonesia., .[blog]Diakses dari : <http://bisnis-pengembangandiri.blogspot.com/2008/12/e-procurement-apa-itu-dan-apa.html>[Diakses tanggal 11 Maret 2013]
682011016 - 682011014 - 682011029 - 682011604 -